Emitir a NF-e, ou seja, a nota fiscal eletrônica é uma obrigação determinada pelo SPED ou Sistema Público de Escrituração Digital para qualquer segmento comercial varejista e empresas distribuidoras. O documento tem a função de registrar compras e transferências de mercadorias, porém alguns erros costumam ser comuns na hora da emissão. Listamos alguns para você ficar atento evitando prejuízos no seu negócio. Acompanhe.
Não confunda NF-e com DANFE
Apesar de seus envolvidos estarem acostumados com documentações fiscais, é de extrema importância que as empresas não cometam esse tipo de confusão. Afinal, o DANFE é um documento auxiliar, ou seja, sua única função é confirmar a existência de uma nota fiscal eletrônica devidamente regularizada e autorizada.
É uma versão simplificada da NF-e e acompanha a mercadoria até o consumidor. O DANFE vai com informações contidas na nota fiscal oficial, com o protocolo da Secretaria da Fazenda e com o código de barras. Não tem nenhuma validade jurídica e, através do site da Receita Federal ou da própria Secretaria da Fazenda, possibilita a checagem de dados.
A importância de não cometer esse erro está na possibilidade de multas caso existam inconsistências entre a nota fiscal eletrônica e o documento auxiliar. Tais multas podem chegar até 100% do valor total da transação representando um prejuízo bastante significativo.
Certificado Digital inexistente
O Certificado Digital é uma assinatura digital obrigatória para qualquer empresa que emita nota fiscal eletrônica. É esse certificado que elimina a burocracia nas compras feitas pela internet e garante a segurança dos dados trocados.
Erros podem acontecer como a não identificação do Certificado Digital no momento da emissão da NF-e o que causa prejuízos no andamento da transação. Escolher uma autoridade certificadora correta e credenciada é essencial para a agilidade e para a qualidade do serviço oferecido pela empresa.
Dados da NF-e
A nota fiscal eletrônica mantém a empresa ou o comércio dentro da lei, por isso qualquer informação destoante ou ausente traz graves consequências. Todo o conteúdo da NF-e, como dados referentes à data da emissão, à data da saída, à garantia e ao valor exato da mercadoria legitimam a transação e não podem conter erros.
Caso existam a empresa pode ser autuada e seriamente multada. Porém, é completamente compreensível que eventualmente ocorra algum tipo de erro nesse sentido, por isso a empresa deve estar atenta aos prazos para retificação:
• A NF-e pode ser cancelada antes do envio da mercadoria caso haja erro de digitação, erro de cálculo ou desistência do cliente. O prazo é de 24 horas a partir da autorização.
• Para retificações feitas na emissão da nota fiscal (exceto correções no valor de impostos, nas datas de emissão e saída ou nos dados cadastrais) o prazo é de 30 dias.
Erros no preenchimento podem fazer com que a mercadoria fique retida ou até mesmo apreendida, afinal o produto só pode ser liberado se estiver regularizado.
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