A tecnologia mudou a forma de muitas empresas operarem diariamente. Um exemplo que podemos destacar nesse sentido é a emissão de notas fiscais. Hoje, com o crescente uso da tecnologia pelo FISCO e pelas empresas, a nota fiscal eletrônica foi lançada como uma alternativa para otimizar a realização desse processo (emissão de nota fiscal), conferindo a ele maior eficiência e agilidade.
Mas, e então, com o objetivo de melhor esclarecer o tema, elaboramos este conteúdo para apresentar o que é nota fiscal eletrônica, também conhecida pela sigla NF-e, e como emiti-la. Veja!
O que é nota fiscal eletrônica?
De acordo com a Infovarejo, site voltado para informação e tecnologia relacionada ao varejo, a nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento digital gerado por uma empresa que está realizando uma operação comercial como, por exemplo, a venda de um serviço ou produto.
Cabe destacar que, além de registrar fiscalmente as operações de vendas de uma empresa, a NF-e é responsável por documentar outras operações, como operações de simples remessa, transferência de mercadorias ou operações de devolução, operações interestaduais, entradas de mercadorias, entre outras.
Mas, como emitir a nota fiscal eletrônica?
Agora que você sabe o que é NF-e, apostamos que a sua dúvida nesse momento reside em saber como emitir esse documento.
Então, para a emissão de uma NF-e é preciso que sua empresa disponha de um software emissor, bem como de um certificado digital. Em relação a este último, trata-se de uma assinatura eletrônica da empresa, que é responsável por garantir a segurança das informações transmitidas à secretaria da receita (municipal, estadual ou federal) durante a emissão de uma nota fiscal eletrônica.
Além disso, cabe destacar que o certificado digital proporciona validade jurídica para a NF-e, garantindo, dessa maneira, a origem dos dados. Hoje, ter um certificado digital é condição indispensável para a empresa que deseja emitir NF-e.
No que diz respeito ao software, é importante destacar que ele conta com dupla função. Em primeiro lugar, o software realiza a transmissão das informações da nota fiscal eletrônica para a secretaria da receita, utilizando, para isso, o certificado digital. Em seguida, sendo esta a sua segunda função, o software recebe a resposta de autorização, para que assim a nota fiscal eletrônica seja gerada.
Após esse processo, tanto o emissor quanto o receptor (consumidor) podem consultar a NF-e pela internet e, assim, finalizar a transação comercial.
É importante destacar, por fim, que a NF-e deve ser arquivada, assim como acontecia com as notas fiscais emitidas sob o formato impresso. A legislação vigente exige que a guarda desse documento seja por um período de 5 anos. Ao fazer isso, a sua empresa poderá comprovar suas transações comerciais, bem como cumprir a legislação fiscal vigente. Nesse sentido, contar com um software de gestão que emita e arquive esse documento pode ser essencial para que otimize esse processo.
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